Практически каждый из нас хотя бы один раз сталкивался с такой ситуацией: весь рабочий день проходит под эгидой имитации бурной деятельности, к концу рабочего дня, вымотавшись, понимаешь, что самой сделанной работы кот наплакал... Непонятно, чем был заполнен весь день и, самое интересное, почему такая усталость, если работы было сделано не так уж и много.

Всему виной неправильная организация рабочего времени. Она же приводит к двум крайностям: заработать стресс на работе или ничего не делать вообще (банальная лень на рабочем месте).

Хотя..., сразу стоит подчеркнуть, что как бы мы того не хотели, но на свою работу мы всегда тратим больше времени, чем отведено. Итак...

Я собрала несколько, может быть банальных или очевидных правил, которые в совокупности должны помочь построить рабочий день и вообще относится к своей работе так, чтобы получить большую продуктивность и затратить на нее адекватное количество своей физической, умственной и прочей энергии.

 

 

Организация рабочего времени (изображение)

 

Утро начинается с вечера

 

Как правило, утром достаточно сложно сосредоточится, собраться, раскачаться и так далее. Это очень просто решается, если с вечера подготовится к завтрашнему рабочему дню. Выделите 3 важных дела, которые нужно сделать в рабочие часы следующего дня.

В общем, вечерняя подготовка (сбор нужных материалов, распланировка дня и т. д.) отличное решение. 20 минут вечером подготовят вас к эффективному использованию 8 часов следующего дня.

 

Правильно просыпайтесь и подготавливайте себя к рабочему дню

 

Как ни странно, но утренняя зарядка тоже эффективный инструмент подготовки себя к трудовому дню. Под утренней зарядкой подразумевается именно легкая разминка, чтобы взбодрится, проснутся (физическая разминка по принципу физкультуры в школе, гимнастика Гермеса Трисмегиста, легкая растяжка, йога для начинающих и пр.). И никаких силовых нагрузок.

А в сочетании с утренним легким контрастным душем, это просто великолепное средство, которое даст вам заряд бодрости на весь грядущий рабочий день. Это отлично тонизирует и бодрит, а значит, заряжает нас энергией.

Это подходит большинству людей, но есть и такие, кто наоборот чувствует усталость даже после легкой разминки, поэтому для них лучше потратить это время, например, на медитацию или записи в дневнике.

 

Принцип первых трех часов

 

Именно первые три часа являются самыми продуктивными:

  • префронтальная кора нашего мозга особенно активна и готова к творческой деятельности именно после пробуждения;
  • у нас большой запас энергии после ночного сна, а наша сила воли еще не истощена процессами принятия решений.

Не тратьте это время попусту. Не заходите в социальные сети и электронную почту, а сразу беритесь за главное. Не рассеивайте свое внимание на мелочи. В первые три часа рабочего времени нужно не потреблять, а создавать. Вы сможете вернуться к соцсетям после 3 часов продуктивной работы, когда мозгу потребуется отдых. Кстати, некоторые рекомендуют заняться в этот перерыв спортом и потом опять на несколько часов вернуться к работе.

В рамках этого принципа нужно учитывать еще и правило 90-1. В первые 90 минут каждого рабочего дня нужно выполнять задачу №1 по приоритетности.

Именно из-за высокой активности мозга в первой половине дня, старайтесь планировать встречи, совещания и всякие прочие коллективные мероприятия на вторую половину дня.

 

Нет мультизадачности

 

Старайтесь не распалятся на несколько задач сразу. Это очень быстро сжигает ваш заряд. Самый простой способ себя быстро утомить, это взяться за все дела по чуть-чуть, сделать «и то и се», нагрузить себя мультизадачами.

Работайте по принципу: если начали одно дело, то к другому приступайте, только после его завершения (имеется ввиду в отведенное для этой задачи время). Если устали, то можете переключаться на другую задачу. Подчеркну — не на задачИ, а на конкретную задачУ.

Планировщик дня поможет вам упорядочить свои задачи по приоритетности.

 

Закон Парето

 

Очень популярный закон, но местами, на мой взгляд, слишком обобщающий, к тому же, эффективных людей он так и не создал. Но, придерживаться его имеет смысл, хотя бы для анализа своей активности. Итак, закон Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата».

Т.е. ваша задача выделить из всех своих дел и задач 20% наиболее важных и львиную долю своего времени посвятить их решению. Это должно принести вам 80% прогресса.

 

Отдыхайте

 

Отдыхать от выполнения задач крайне важно.

Большинство людей, на самом деле, работают в расслабленной манере. Если работать с максимальной производительностью, а не ради создания вида работы или «досидеть до конца» рабочего дня, то в работу нужно включаться на все 100% и полностью отключаться после ее выполнения.

Это своего рода принцип тренировок: максимальный результат приносят короткие, но интенсивные подходы с перерывами на восстановление.

Наиболее подходящие интервалы работы 2-3 часа (сосредоточенной работы), после которых делается перерыв. Хотя это достаточно обобщенная практика, и каждый человек может выработать свою систему, удобную именно для него, например, 25 минут работы/5 минут отдыха, 45/15 (как в школе) или 50/10.

Кстати, по статистике и согласно исследованиям, идеи о решении сложных задач или новые идеи, как правило, приходят к нам не тогда, когда мы работаем, а тогда, когда отдыхаем/восстанавливаемся.

Во время отстраненных от работы действий, наше подсознание, под действием внешних стимулов обращается к нашим воспоминаниям и продуцирует мысли. Эти мысли роятся, мы перескакиваем с одной на другую, обращаясь то к прошлому, то к будущему, то к настоящему, а в это время наш мозг устанавливает связи и ищет оптимальное решение проблемы, которым мы занимались незадолго. В отличие от нас, наш мозг не отдыхает никогда, но услышать мы его можем, только, когда по настоящему отвлекаемся от задачи, требующей решения.

Поэтому давайте себе отдыхать от работы, если это касается рабочего дня и небольших интервалов отдыха, то старайтесь кардинально менять вид деятельности, например, пройдитесь, сыграйте в подвижную игру и пр.

В данном случае отдых сделает даже больше чем, если бы вы потратили это время на выполнение работы.

 

Не отвлекайтесь

 

Интересная особенность человеческой психики, вернее одна из ее слабых сторон — способность впадать в ступор, в ультра короткий транс. Спровоцировать это может банальные отвлекающие факторы. Представьте: одновременно звонит мобильный телефон, рядом совещаются коллеги, у кого-то играет музыка, в соседнем кабинете громко кричит шеф, сотрудник сзади требует у вас ответа на свой вопрос, раздается звонок Skype или клиент шлет настойчиво свои вопросы по онлайн коммуникатору... Какая продуктивность вашей работы? Нулевая! Это скорее похоже на табор цыган, которые пользуются этим методом, чтобы вгонять своих жертв в ступор и получать наживу.

Некоторые, правда, могут похвастаться своей тренированностью в кризисных ситуациях, но для большинства из нас — это раздражающие факторы. Не попасть под их влияние мы можем, только исключив их вообще.

Пусть ваше рабочее место будет максимально тихим и единственным, кто может произносить звуки или управлять этими звуками — это должны быть вы сами. Это сложно, но к этому надо стремиться.

В качестве небольшого отступления в рамках этого принципа, я бы хотела уделить внимание прослушиванию музыки. Я думаю, музыку во время работы включает львиная доля сотрудников, особенно те, выполнение задач которых не связаны с осуществление звонков, проведением встреч и т. д. Так вот, как это не странно, но прослушивание музыки, помогает нам сосредоточиться. Но это происходит только тогда, когда мы слушаем музыку на повторе. Это явление исследовала психолог Элизабет Хельмут Маргулис. Этот прием используют Мэтт Мулленверг (основатель WordPress), Тим Феррис (писатель), Райан Холидей (писатель). Кстати, на сайте Brain Music есть интересные подборки звуков для медитации, концентрации и отдыха.

 

Занимайтесь своим делом и будьте благодарны своей работе

 

Вы никогда не построите идеальный (или близкий к идеальному) рабочий день, если занимаетесь не своим делом или не своими задачами. Можете даже не пытаться. Беритесь только за то, в чем вы профессионал или можете/хотите преуспеть. Все остальное предоставьте другим профессионалам: делегируйте, озадачивайте, уполномочивайте....

И, очень важно быть благодарным своей работе. Очень тяжело преуспеть в чем-либо, что вызывает у вас неудовлетворение, отвращение, апатию. Да и зачем терять время на построение рабочего времени, если это не принесет ни удовлетворения, ни результата. Ходить на работу только чтобы отсидеть рабочее время — это недостойное вас занятие. Если это происходит, вам нужно срочно менять или работу или свое отношение к ней.

Начиная свой рабочий день — будьте благодарны своей работе. Не она вас выбрала, а вы ее. Какая бы она не была, но сейчас она вас кормит, одевает, развлекает, знакомит, позволяет общаться и вообще занимает третью часть вашей жизни. Это нужно уметь ценить!

 

Правильный и сбалансированный образ жизни

 

Интересно, что то, чем мы занимаемся вне нашего рабочего времени, влияет и на нашу работу, а то есть и на нашу продуктивность.

Ключ к продуктивности — это сбалансированный образ жизни!

Приходится возвращаться к уже написанному, но исследователи утверждают, что регулярные занятия спортом повышают нашу продуктивность. В здоровом теле — здоровый дух и, я бы добавила, мозг.

Даже наша пищу влияет на нашу способность концентрироваться, а следовательно продуктивнее работать. А что уж говорить о хорошем сне. Это вообще неотъемлемая составляющая. Кстати, если вставать рано и работать сконцентрировано и усердно, то сон гораздо здоровее.

Правильно питайтесь, занимайтесь спортом, ведите здоровый образ жизни, высыпайтесь, правильно отдыхайте и высокие результаты на работе не заставят себя долго ждать (в собирательном контексте, естественно).

 

Играйте

 

Это достаточно странное заявление, на первый взгляд. На самом деле это может стать довольно эффективным инструментом в борьбе за повышение продуктивности и повышения качества своей работы и рабочего дня в целом.

Представьте, что работа - это игра. Возможно, вам будет так проще достигать поставленных целей и легче воспринимать проблемы на работе или провалы в решении задач. Другими словами — относитесь проще к своей работе и с интересом. Ведь у игры очень интересные свойства:

  • очевидная бесцельность (ею занимаются ради нее самой);
  • добровольность;
  • неотъемлемая привлекательность;
  • свобода от времени;
  • ослабление самосознания;
  • потенциал для импровизации;
  • желание продолжать.

Представьте, если эти же свойства применить к понятию «работа», то такая работа покажется нам идеальной — легким, непринужденным и вместе с тем захватывающим процессом.

Это на самом деле труднее сделать, чем сказать.

Вообще игра сама по себе это необходимый процесс для повышения нашей продуктивности и стимула творческих процессов. Стюарт Браун — знаменитый психолог посветил игре, как процессу, целую книгу. Игра развивает творческий подход, математические способности, мышление, логику, улучшает концентрацию и память и даже социальные навыки.

Он пишет: «...Мир полон иронии, юмора, радости и объектов, доступных для эстетического любования. Главное - позволить себе открыться для этих вещей и увидеть юмор практически в любой ситуации. Люди замыкаются в себе, когда им начинает казаться, что необходимо сохранять серьезность и быть продуктивными. …»

«...Противоположность игры – не работа. Противоположность игры – депрессия. ...»

 

Надеюсь, что-то из этого покажется вам стоящим вашего внимание, а может быть стоящим того, чтобы применить это на практике. Ведь часто мы не видим именно очевидные вещи и игнорируем их эффективность.